国家工商行政管理局个体工商户档案管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为了更好地发挥档案在个体工商户管理工作中的作用，促进个体工商业的健康发展，根据《中华人民共和国档案法》和《城乡个体工商户管理暂行条例》的有关规定，制定本办法。

第二条 个体工商户档案是工商行政管理机关对个体工商户登记、监督管理工作中直接形成的有查考价值的各种文件、证件、照片、音像等历史记录，是工商行政管理机关对个体工商户监督管理的重要依据。

第三条 各级工商行政管理机关依照本办法管理个体工商户的档案，同时接受同级国家档案管理部门的业务监督与指导。

第二章 档案的建立

第四条 县级工商行政管理机关，必须建立个体工商户档案，设置档案室和档案存放专柜。档案室要配备专职管理人员。

第五条 个体工商户的档案，应按户建档，一户一档。

第六条 个体工商户档案由登记资料、日常监督管理资料及其它有关资料组成。

登记资料包括：

(一)开业登记材料。指申请书、申请开业登记表、从业人员的身份和资格证明、经营场地使用证明、有关部门批件等。

(二)变更登记材料。指申请变更登记表、收回的营业执照及其副本等有关材料。

(三)停、歇业登记材料。指申请停、歇业报告，申请停、歇业后收回的营业执照及其副本等有关材料。

日常监督管理资料包括：

(一)验照、换照过程中形成的所有材料。

(二)停业整顿，注销、吊销营业执照等有关材料。

(三)先进事迹记载和表彰奖励决定。

(四)县级以上党代表大会的代表、人大代表、政协委员及社会团体委员的资格凭证。

(五)违章、违法行为的处理决定及执行情况的记录。

第七条 工商行政管理机关内部各有关业务部门，在对个体工商户进行登记和日常监督管理工作中，应将有关材料及时、完整地移交给发照地县级工商行政管理机关的档案室归档。

第八条 档案管理人员接收档案时，要检查案卷内容，符合要求的予以接收，并办理档案移交手续。

第九条 档案管理人员接收档案后，应按个体工商户从事的行业、分布区域、组织形式、开业年度等项目分类编排归档顺序，填写检索卡片、档案目录登记簿。

每户档案内，要有收进的文件、资料和证件的目录。

临时经营户的档案，要单独存放、编号。

第三章 档案的利用

第十条 档案管理人员应严格执行保密制度。除公安机关、人民法院、人民检察院和有关国家机关外，其它单位和个人一般不得借调和查阅档案。因特殊情况必须查阅档案的，报县级工商行政管理机关批准。

借阅档案，要遵守档案借阅制度。

第十一条 对违反档案借阅制度，擅自修改涂抹、标注、抄录、转借、复印、抽调、销毁档案内容的，要追究责任。

第十二条 有关单位需查询个体工商户的档案时，要持有单位介绍信。

查询档案应交付查询成本费(公、检、法和工商行政管理机关除外)。

第四章 档案的管理

第十三条 个体工商户的档案要妥善保管。档案室要有防盗、防潮、防虫、防火等安全保管设施。

个体工商户被注销登记或吊销营业执照后，对其档案应定期进行安全检查，严禁个人擅自销毁。

第十四条 县级工商行政管理机关管理档案要严格遵守档案保管、档案借阅、档案员职责等制度。

第十五条 工商行政管理机关和档案管理机关对需要移交给档案管理机关的档案，应当依照国家档案法和有关规定，共同确定移交档案的种类、日期等事宜，及时办理移交手续。

第五章 档案的保管期限

第十六条 保管期限从个体工商户注销登记和吊销营业执照之日起，分为永久、长期、短期。

(一)永久性档案保管期在50年以上。具备下列条件之一者，应列入永久性保存档案。

1、生产在全国或国际上有声望的名、优、特产品的个体工商户;

2、获得国家、国际发明奖或取得专利的个体工商户;

3、年创汇额在50万元以上的个体工商户;

4、户注册资金20万元以上或是当地户均注册资金50倍以上的个体工商户;

5、年营业额达50万元以上或是当地户均年营业额50倍以上的个体工商户;

6、工商行政管理机关和档案管理机关认为有必要作为永久性保存的档案。

(二)长期性档案保存期为16-50年。具备下列条件之一者应列入长期性保存档案。

1、户注册资金10万元以上或是当地户均注册资金20倍以上的个体工商户;

2、年营业额或收入连续三年超过20万元或达到当地同行业年户均营业额30倍以上的个体工商户;

3、县级以上党代表大会的代表、人大代表、政协委员和社会团体的委员或连续三年受县级以上单位表彰的先进人物;

4、工商行政管理机关和档案管理机关认为应长期保存的档案。

(三)除永久、长期保存的档案外，均为短期保存档案。短期档案保存期在15年内。

第十七条 短期档案的保存、销毁时间，由县级工商行政管理机关与县级档案管理机关协商确定。

第十八条 销毁档案时，要有登记目录。登记目录作为永久保存的档案予以保管。

销毁档案要依照档案管理部门的有关规定执行。

第十九条 档案管理人员对档案的建立、移交和销毁情况按年度进行统计。

第六章 附则

第二十条 各省、自治区、直辖市工商行政管理机关可根据本办法制定实施办法。

第二十一条 本办法自发布之日起施行。

一九九0年十月二十九日