中国人民银行短期融资券发行备案档案管理办法

第一章 总则

第一条 为规范中国人民银行短期融资券发行备案业务的档案管理，根据《中国人民银行档案管理规定》、《短期融资券管理办法》和《短期融资券承销规程》(中国人民银行令[2005]第2号印发)，结合短期融资券发行备案工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称短期融资券发行备案档案(以下简称备案档案)是指企业申请发行短期融资券的备案材料。备案档案分为额度备案档案和额度内分期发行备案档案。额度备案档案是指企业申请年度内短期融资券发行额度及首期发行所提交的备案材料。额度内分期发行备案档案是指企业在获准额度内除首期以外申请每期发行短期融资券所提交的备案材料。

第三条 备案档案的管理应该确保备案档案的资料齐全，归档及时，整齐有序，查阅方便，有效利用和案全保密。

第二章 备案档案的归档范围

第四条 备案档案的归档范围为：

(一)额度备案档案。

1.发行人发行融资券的请示。

2.董事会决议或具有相同法律效力的文件。

3.相关机构出具的承诺书。

4.发行人章程和营业执照(副本)复印件。

5.主承销商推荐函(附尽职调查报告)。

6.融资券募集说明书(附发行方案)。

7.信用评级报告全文及跟踪评级安排的说明。

8.经注册会计师审计的企业近三个会计年度的资产负债表、损益表、现金流量表及审计意见全文。

9.律师出具的法律意见书(附律师工作报告)。

10.偿债计划及保障措施的专项报告。

11.关于支付融资券本息的现金流分析报告。

12.承销协议、承销团协议及承销团成员的参团回执。

13.相关机构的资质证书和文件。

14.审核人的反馈意见及主承销商和发行人提交的补充材料。

15.人民银行要求提供的其他文件。

(二)额度内分期发行备案档案

1.当期融资券发行请示。

2.当期融资券募集说明书。

3.信用评级报告全文及跟踪评级安排的说明。

4.中国人民银行要求提供的其他文件。

第三章 备案档案材料的整理

第五条 在短期融资券备案通知书下发后，短期融资券发行备案业务部门(以下简称业务部门)应及时整理备案材料，并形成备案档案。

(一)备案档案实行材料核查人负责制，材料核查人对其所核查的备案材料的完整性负责。

(二)备案材料以短期融资券申请企业为单位进行整理。

(三)同一申请企业的备案材料按照第四条所列示的顺序进行整理排列，编写页码，编制相应的卷内目录，并装订成文件夹。

(四)额度备案档案和额度内分期发行备案档案以其申请的融资券实际发行时间的先后为标准，统一编排卷号。

(五)备案档案文件夹封面的正面填写备案档案名称，侧面填写备案档案名称和备案档案卷号。

第四章 备案档案保管和利用

第六条 备案档案在移交至档案管理部门前，应在业务部门妥善保管，其调阅应征得业务部门负责人的批准。

第七条 业务部门的备案档案保管地点应配备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等防范设施，确保档案资料的安全。

第八条 备案档案保管期限为5年。备案档案保管期从档案所属年度终了后的次年1月1日起计算。

第九条 备案档案的利用。业务部门人员借阅备案档案，应由借阅人提出申请，经业务部门负责人批准后办理借阅手续。借出的档案原件必须在3个工作日内归还;如确需延期借阅，须办理续借手续。

第十条 备案档案不得外借。法律法规授权的外单位人员因工作需要查阅时，应出具单位介绍信、查阅人有效证件，经业务部门负责人批准，办理查阅手续，由专人陪同查阅。

第十一条 借阅或查阅备案档案应在《备案档案调阅登记簿》上登记(见附1)。查阅备案档案的介绍信等相关资料应专夹保管，以备查考。

第十二条 备案档案利用者不得以任何方式改变档案的原貌。

第五章 备案档案材料的移交

第十三条 整理后的备案档案每年3月份向档案管理部门移交一次。

第十四条 备案档案移交时，业务部门应编制《备案档案交接清册》(见附2)，列明移交的备案档案名称、册数和移交日期等，并与档案管理部门办理移交手续。《备案档案交接清册》由业务部门和档案管理部门各执一份。第六章 备案档案的销毁

第十五条 备案档案保管期限届满，应按以下程序销毁：

(一)档案管理部门就保管期限届满的备案档案向业务部门提出鉴定申请。对于超出报告期限并已失去保存价值的备案档案，由业务部门鉴定后提出《备案档案销毁意见书》(见附3)，报经业务部门主管领导审批后组织销毁。

(二)业务部门编制《备案档案销毁清册》(见附4)，列明销毁备案档案卷号、档案名称、册数和销毁时间等内容。

(三)销毁备案档案时，应由档案管理部门、保密部门和业务部门派专人负责监销。监销人应按照《备案档案销毁清册》所列内容清点核对，并在销毁清册上签章确认，连同《备案档案销毁意见书》存档备查。

第十六条 备案档案保管期限届满，如涉及历史遗留问题或有重要参考价值，业务部门应向档案管理部门提出《备案档案继续保存意见书》(见附5)，列明备案档案名称和继续保存的原因。该类备案档案不得销毁，应单独保管，待历史遗留问题了结，按上述规定报批后方可销毁。第七章 附则

第十七条 本办法由办公厅会同金融市场司负责解释和修订。

第十八条 本办法自印发之日起执行。

附：

1.备案档案调阅登记簿(略)

2.备案档案交接清册(略)

3.备案档案销毁意见书(略)

4.备案档案销毁清册(略)

5.备案档案继续保存意见书(略)